Segregatory pełne akt, dziesiątki faktur, dokumenty kadrowe sprzed lat – w wielu firmach „papierologia” żyje własnym życiem. RODO jasno wskazuje jednak, że każdy dokument zawierający dane osobowe musi być odpowiednio zabezpieczony, a po wymaganym czasie przechowywania – bezpiecznie zniszczony. Jak nie pogubić się w tych wymaganiach i zadbać o porządek w dokumentacji? Oto praktyczne wskazówki, jak zgodnie z prawem pozbywać się zbędnych papierów.
Niszczenie dokumentów a RODO
RODO to akt prawny, który reguluje kwestie ochrony danych osobowych i nakłada na firmy obowiązek ich zabezpieczenia. Nie znajdziesz w nim jednak szczegółowych wytycznych dotyczących samego procesu niszczenia dokumentów.
Przepisy nie wskazują, jakich urządzeń czy metod należy używać, aby utylizacja była skuteczna i zgodna z prawem. Takie informacje zawierają natomiast normy ISO/IEC, opracowane m.in. w oparciu o zasady wynikające z RODO. Wiele wytycznych zawierają także przepisy prawa krajowego.
Samo rozporządzenie RODO ma jednak kluczowe znaczenie, bo wyznacza podstawowe ramy bezpieczeństwa danych. Określa, jakie obowiązki spoczywają na administratorach i jakie kary grożą za ich lekceważenie.
O jakich karach mowa? Naruszenie zasad RODO może skutkować dotkliwymi karami. Urząd Ochrony Danych Osobowych ma prawo nałożyć grzywnę sięgającą nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu firmy. W polskim prawie przewidziana jest również odpowiedzialność karna – od grzywny, przez ograniczenie wolności, aż po pozbawienie wolności do 2 lat za nieuprawnione udostępnienie danych. Do tego dochodzą roszczenia cywilne ze strony osób, których dane zostały ujawnione, oraz wysokie koszty procesów i działań naprawczych.
Co zrobić z przedawnionymi dokumentami?
Zgodnie z RODO bezpieczne niszczenie dokumentów powinno nastąpić natychmiast po upływie terminu przedawnienia. Dalsze przechowywanie ich w archiwum jest niezgodne z przepisami i naraża Twoją firmę na wyciek danych.
Dla przykładu, jeśli akta osobowe Twojego pracownika uległy przedawnieniu 30 kwietnia, to ich niszczenie musi nastąpić z początkiem maja. Niszczenie dokumentów Lubin przedsiębiorcy z tego miasta i jego okolic mogą zgłosić podwykonawcom takim, jak Rhenus.
Pozostaje pytanie, jak powinna wyglądać utylizacja akt, które straciły ważność? Chodzi przede wszystkim o to, aby informacje w nich zawarte zostały ostatecznie usunięte. W efekcie nikt nie będzie mógł ich odtworzyć. Niszczenie dokumentacji w Lubinie i innych miastach odbywa się poprzez umieszczenie dokumentów w specjalnych niszczarkach, które tną papier na bardzo drobne kawałki. Co ważne, sprzęt musi być dostosowany do utylizacji danych osobowych. Zwykła niszczarka biurowa to za mało, aby odpowiednio zniszczyć i zutylizować dokumenty zawierające dane chronione.
Jak niszczyć dokumenty zgodnie z przepisami?
Niszczenie dokumentów Jelenia Góra to temat, który może wydawać się złożony. Nie każdy firmowy dokument zawiera dane osobowe, ale katalog informacji podlegających ochronie jest na tyle szeroki, że szczegółowe sprawdzanie każdego dokumentu byłoby czasochłonne i niepraktyczne. Dlatego najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie zasady, że każdy archiwizowany dokument może zawierać dane wrażliwe i powinien być traktowany jak materiał wymagający odpowiedniego zniszczenia.
Utylizacja dokumentów w Jeleniej Górze to usługa, która pozwala firmom pozbywać się zbędnej dokumentacji w sposób szybki i zgodny z obowiązującymi przepisami. Zewnętrzni usługodawcy, tacy jak Destroy, oferują odbiór dokumentów bezpośrednio z siedziby Twojej firmy, transport w zabezpieczonych pojemnikach oraz zniszczenie zgodne z normami ISO i RODO. Dzięki temu nie musisz zastanawiać się, które dokumenty wymagają szczególnej ochrony – cała procedura przebiega według najwyższych standardów bezpieczeństwa, a jej potwierdzeniem jest certyfikat zniszczenia.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych w swojej firmie — skorzystaj z profesjonalnej utylizacji dokumentów i miej pewność, że żadne informacje nie trafią w niepowołane ręce.